方法8 随时调整工作方法
没有一成不变的工作方法，特别是在日新月异的今天。今天还是非常先进的方法，明天就有可能面临淘汰的命运。
Emma刚升为部门经理，手下的一名女同事经常抱怨工作量太大，不能完成任务。从这周开始，她注意观察这位同事。从表面上看，这位女士整天忙忙碌碌，连上厕所都在小跑；实际上，她的很多忙碌都是徒劳。比如这一天，她刚刚从外面办事回来，在一楼大厅上和一位同事搭讪，两人一聊就是半个小时，结果她回到办公室才发现一份资料落在收发室了。
还有，她非常情绪化，做事的时候老是出错；同样的工作别人一下子就解决了，她要花上比同事多得多的时间。有时候，正撰写一个报告，家人打进电话来找，接电话后她不能及时调整心态，无法进行正常的工作。
发现了问题的症结，就可以对症下药了。Emma安排了一个星期的见习时间，在见习期内，该女士可以什么都不做，只观察Emma如何做事就可以了。这个女士的眼里，Emma虽然花在工作上的时间并不多，但她能将所有的事情处理得井井有条，上班时间从来不与朋友和人士的人聊天，接听电话三言两语就结束。并且，当她情绪不好的时候，一般找一个角落调整一下，方才投入工作。
在Emma的帮助下，该女士总结出了一些提高工作效率的方法：养成良好的工作习惯，改正在上班的时候闲聊、煲电话粥和网上聊天的毛病。
接下来，她建立一个科学的工作列表，每天上班前花10分钟的时间将全天能够预计的工作罗列出来，并随时记录自己要做的工作、临时安排的任务和突然发生的事情，让所有的事情随时都呈现在自己的面前，哪些做了，哪些需要解决，一目了然。同时，她学会在所有的工作任务中做出标记，划红线的是需要立即解决的，划黄色的是需要尽快完成的，划紫色的可以缓一缓，但必须当天完成，划绿色的则可以推迟到明天完成；对工作分出了轻重缓急，着重解决那些紧迫的事情，工作效率自然得到提高，完成任务的效果也十分明显。
Emma经理还帮助她在每一项工作后面标注一个时间，让她督促自己在设定的时间内完成。没有完成的必须找出原因，如果任务过重，工作太繁琐，就分解成简单的工作一一事实并完成；如果工作需要别人协助，则通过上司来协调。
通过这一方法的实施，该女士发现，她总能抓住重要的工作，不用经常拍脑门想“还有什么工作没有做？”，能全身心地迅速投入工作中，并将一些下班前、两个工作之间、等候上司披阅等琐碎的时间利用起来，充分提高了工作效率。
在工作列表的基础上，她还制定了详细的日程安排。开始进行日程安排的时候，她觉得非常困难，因为什么事情在什么时候完成，能够什么时候完成是她无法预见的。因此，她先将那些既定的工作安排好，比如约定几点和客户见面，下午几点去火车站接人等等；通过一段时间的学习，她便学会了根据自己的实际情况，做出合理的日程安排。在时间安排上，她注意预留一些时间间隙，以应对可能出现的突发事件，并将相似的工作尽量安排在一起，集中时间处理，可以节约很多时间。
该女士还学会了合理利用精力和时间的方法，比如有的事情即便完成了，也没有什么价值，就应该想方设法去避免。她以前中午都要骑车回家自己做饭，虽然吃得可口还省钱，但是牺牲了午休的时间，有时还会因为塞车迟到。
通过一段时间的训练和调整，该女士找到了提高效率的工作方法，工作大为改观。尝试着调整一下工作方法，你会发现，不但有了效率，还可以兼顾工作与生活，使生活的质量得到提高。